Рекомендации по усовершенствованию бизнес - планирования на предприятии
Шаг 3. Выявление всех участников процесса
Построив блок-схему, становится понятным движение информации и контрольные точки. Следующая задача - четко регламентировать всех участников этого бизнес-процесса. Их можно поделить на три группы:
инициаторы платежей;
акцепторы платежей (в зависимости от структуры компании или сложности процесса акцепторы могут также образовывать иерархическую структуру. Например, по внебюджетным платежам может требоваться не только подпись главного бухгалтера, но и подпись директора);
исполнители платежей.
Шаг 4. Определение функций для каждой штатной единицы
Определившись со структурой формирования, прохождения платежей, согласования и исполнения их, необходимо в имеющуюся схему со связями внести функции для каждого участника. А именно: функциональные обязанности каждого работника, участвующего в формировании и исполнении платежного календаря, от кого принимается информация и кому передается, сроки поступления заявки, работы с ней и время передачи заявки следующему звену.
Шаг 5. Разработка пакета документов
При внедрении бизнес-процесса нельзя доверять остальным сотрудникам разрабатывать что-либо самостоятельно. Кому-то не хватит опыта, кому-то знаний, иные вообще не будут поначалу понимать, зачем все это нужно. Поэтому требуется разработать единый пакет документов, включающий все необходимые шаблоны для каждой штатной единицы.
Для инициаторов - шаблоны подачи заявок на оплату, шаблоны объяснительных для внештатных платежей, шаблоны для аналитики по итогам периода, шаблоны отчетных документов для предоставлению руководству и т.д. Важно, составить карту происходящих процессов и на каждом этапе проставить те контрольные точки, которые требуют отработки.
Шаг 6. Контроль и мониторинг
В системе на данном этапе не хватает очень важного звена: функции контроля системы. Вполне может получиться так, что где-то заявка затеряется, не дойдет до очередной единицы в цепочке. Необходимо предусмотреть систему, которая не только будет фиксировать состояние платежа (прошел/не прошел), но и будет сигнализировать о текущем состоянии заявки, у кого она находится на исполнении. Поэтому, рекомендуется организовать on-line мониторинг за прохождением заявки. В ООО «Долиот» компьютеры объединены в сеть. Не составляет труда разработать документ (хотя бы в том же Excel), в котором будет отображен текущий статус платежа. Например, изменять статус заявки по факту приемки материалов следующему звену в цепочке (вариант проставления отметок при сдаче материалов обещает обернуться утаиванием реального времени при задержках).
Введя подобный инструмент и придерживаясь неукоснительного соблюдения оперативности и правильности работы с ним ООО «Долиот» очень быстро увидит плюсы от прозрачности схемы и понимания оперативной ситуации.
В целях недопущения колебаний системы и отставания от регламента, руководству рекомендуется определить штрафные баллы и санкции за несвоевременную сдачу и приемку материалов, ошибки в расчетах, оформлении и т.д. на каждом этапе прохождения заявок. Противовесом может служить, например, поощрение за выполненные правильно и без ошибок действия. Или повышение зарплаты.
Шаг 7. Внедрение платежного календаря
До того, как данный платежный календарь будет оформлен в виде регламентных документов приказом директора и примет форму обязательного к выполнению всеми структурными единицами предприятия, требуется провести работу по внедрению технологии и ее обкатке на практике.
Для реализации этой задачи необходимо выделить сотрудника, который на протяжении первого этапа будет контролировать успешность технологии. По итогам будут внесены необходимые коррективы и так до тех пор, пока платежный календарь не будет успешно функционировать без сбоев.
Эффективность внедрения можно оценить по:
расчетному времени;
факту выявления внештатных платежей и ситуаций в целом (разумно определить лимит таких ситуаций на определенный срок. Скажем, до 5% внештатных ситуаций за месяц - норма. При превышении система должна подлежать корректировке).
Наличие в ООО «Долиот» компьютерной техники позволяет автоматизировать процесс составления и исполнения платежного календаря. Можно обратиться к уже имеющимся на рынке программным решениям. Но можно рекомендовать автоматизировать свои бизнес-процессы на базе MS-Excel. Этот программный продукт значительно дешевле, его легче установить и запустить, перестроить при необходимости.
Заключение
Планирование является одним из наиважнейших процессов, от которого зависит эффективность деятельности компании.
Другие публикации
Анализ формирования и использования прибыли предприятия
Рыночная экономика определяет конкретные требования к системе
управления предприятиями. Необходимо более быстрое реагирование на изменение
хозяйственной ситуации с целью поддержания устойчивого финансового состояния и
постоянного совершенствования производства в со ...
Бизнес-план проекта развития производства ОАО Нижневартовское нефтегазодобывающее предприятие
Регионы Российской Федерации обладают в настоящее время значительной
долей самостоятельности в решении экономических вопросов. Это право регионов
закреплено в Конституции Российской Федерации и Законе "Об основах
местного самоуправления". Принимаются реги ...
Cущность модернизации для экономики
Суть и составляющие процесса модернизации.
Главное меню
Антимонопольная политика государства
Безработица и доходы населения
Бизнес-планирование порядок разработки бизнес-планирования предприятия
Бухгалтерский учет и анализ движения товаров в розничной торговле
- Сопоставление итогов первой группы по активу и пассиву позволяет выяснить абсолютную ликвидность, ко
- Споры по поводу определения уровня безработицы при полной занятости усугубляется тем, что на практик
- Главными конкурентами нашего магазина являются цветочный магазин «Цветной мир», цветочный центр «Фот