Экономика это путь к успеху

Рекомендации по усовершенствованию бизнес - планирования на предприятии

Шаг 3. Выявление всех участников процесса

Построив блок-схему, становится понятным движение информации и контрольные точки. Следующая задача - четко регламентировать всех участников этого бизнес-процесса. Их можно поделить на три группы:

инициаторы платежей;

акцепторы платежей (в зависимости от структуры компании или сложности процесса акцепторы могут также образовывать иерархическую структуру. Например, по внебюджетным платежам может требоваться не только подпись главного бухгалтера, но и подпись директора);

исполнители платежей.

Шаг 4. Определение функций для каждой штатной единицы

Определившись со структурой формирования, прохождения платежей, согласования и исполнения их, необходимо в имеющуюся схему со связями внести функции для каждого участника. А именно: функциональные обязанности каждого работника, участвующего в формировании и исполнении платежного календаря, от кого принимается информация и кому передается, сроки поступления заявки, работы с ней и время передачи заявки следующему звену.

Шаг 5. Разработка пакета документов

При внедрении бизнес-процесса нельзя доверять остальным сотрудникам разрабатывать что-либо самостоятельно. Кому-то не хватит опыта, кому-то знаний, иные вообще не будут поначалу понимать, зачем все это нужно. Поэтому требуется разработать единый пакет документов, включающий все необходимые шаблоны для каждой штатной единицы.

Для инициаторов - шаблоны подачи заявок на оплату, шаблоны объяснительных для внештатных платежей, шаблоны для аналитики по итогам периода, шаблоны отчетных документов для предоставлению руководству и т.д. Важно, составить карту происходящих процессов и на каждом этапе проставить те контрольные точки, которые требуют отработки.

Шаг 6. Контроль и мониторинг

В системе на данном этапе не хватает очень важного звена: функции контроля системы. Вполне может получиться так, что где-то заявка затеряется, не дойдет до очередной единицы в цепочке. Необходимо предусмотреть систему, которая не только будет фиксировать состояние платежа (прошел/не прошел), но и будет сигнализировать о текущем состоянии заявки, у кого она находится на исполнении. Поэтому, рекомендуется организовать on-line мониторинг за прохождением заявки. В ООО «Долиот» компьютеры объединены в сеть. Не составляет труда разработать документ (хотя бы в том же Excel), в котором будет отображен текущий статус платежа. Например, изменять статус заявки по факту приемки материалов следующему звену в цепочке (вариант проставления отметок при сдаче материалов обещает обернуться утаиванием реального времени при задержках).

Введя подобный инструмент и придерживаясь неукоснительного соблюдения оперативности и правильности работы с ним ООО «Долиот» очень быстро увидит плюсы от прозрачности схемы и понимания оперативной ситуации.

В целях недопущения колебаний системы и отставания от регламента, руководству рекомендуется определить штрафные баллы и санкции за несвоевременную сдачу и приемку материалов, ошибки в расчетах, оформлении и т.д. на каждом этапе прохождения заявок. Противовесом может служить, например, поощрение за выполненные правильно и без ошибок действия. Или повышение зарплаты.

Шаг 7. Внедрение платежного календаря

До того, как данный платежный календарь будет оформлен в виде регламентных документов приказом директора и примет форму обязательного к выполнению всеми структурными единицами предприятия, требуется провести работу по внедрению технологии и ее обкатке на практике.

Для реализации этой задачи необходимо выделить сотрудника, который на протяжении первого этапа будет контролировать успешность технологии. По итогам будут внесены необходимые коррективы и так до тех пор, пока платежный календарь не будет успешно функционировать без сбоев.

Эффективность внедрения можно оценить по:

расчетному времени;

факту выявления внештатных платежей и ситуаций в целом (разумно определить лимит таких ситуаций на определенный срок. Скажем, до 5% внештатных ситуаций за месяц - норма. При превышении система должна подлежать корректировке).

Наличие в ООО «Долиот» компьютерной техники позволяет автоматизировать процесс составления и исполнения платежного календаря. Можно обратиться к уже имеющимся на рынке программным решениям. Но можно рекомендовать автоматизировать свои бизнес-процессы на базе MS-Excel. Этот программный продукт значительно дешевле, его легче установить и запустить, перестроить при необходимости.

Заключение

Планирование является одним из наиважнейших процессов, от которого зависит эффективность деятельности компании.

Другие публикации

Анализ формирования и использования прибыли предприятия
Рыночная экономика определяет конкретные требования к системе управления предприятиями. Необходимо более быстрое реагирование на изменение хозяйственной ситуации с целью поддержания устойчивого финансового состояния и постоянного совершенствования производства в со ...

Бизнес-план проекта развития производства ОАО Нижневартовское нефтегазодобывающее предприятие
Регионы Российской Федерации обладают в настоящее время значительной долей самостоятельности в решении экономических вопросов. Это право регионов закреплено в Конституции Российской Федерации и Законе "Об основах местного самоуправления". Принимаются реги ...